Veel mensen denken dat je een hand-out aan het einde van een presentatie moet uitreiken. Ze redeneren dat wanneer je de hand-out aan het begin of voor de presentatie uitdeelt, de hand-out de aandacht afleidt. Maar is dat wel zo?

Het is zeker waar dat vrijwel iedereen eventjes de hand-out bekijkt en er doorheen bladert. Dat is wellicht een nadeel. De voordelen van vooraf uitreiken zijn echter veel groter.

Geef ze gewoon de kans

Je bent inderdaad de aandacht van jouw publiek (even) kwijt wanneer je direct aan het begin van een presentatie het materiaal uitdeelt. Leg daarom ruim voordat je met je presentatie begint het materiaal op stoelen of tafels. Op die manier geef je het publiek rustig de kans om al eventjes kennis te maken met jouw ideeën.

Er is nog een veel belangrijkere reden om de hand-out voor een presentatie uit te reiken:

• Je helpt je publiek de boodschap beter tot zich te nemen.

Mensen luisteren en lezen tegelijkertijd, het stimuleert hun geheugen. Je helpt mensen om jouw boodschap beter te onthouden. Veel mensen vinden het prettig aantekeningen te maken. Meeschrijven activeert ook het geheugen.

Nog een reden…

Er is nog een reden waarom hand-outs belangrijk zijn. Vaak zijn niet alle belanghebbenden aanwezig. Als jouw publiek de aangeboden informatie met anderen wil bespreken, hebben ze een prima houvast in de vorm van de hand-out.

Last but not least: wanneer de apparatuur het begeeft, heb je de mogelijkheid terug te vallen op de papieren versie van je presentatie.

Tip. Breng de boodschap die je wilt overdragen terug tot de kern. Vraag jezelf af: wat wil ik met mijn presentatie bereiken? Zorg er voor dat deze doelstelling als een rode draad door de presentatie en de hand-out loopt.

Let op. Je hoeft lang niet alles wat je vertelt op te nemen in de hand-out. Beperk jezelf tot de belangrijkste punten.

Tips voor het ontwerp van hand-outs

Noteer een titel boven elke dia. De titel geeft in een notendop de boodschap weer. Geef daaronder met korte zinnen of steekwoorden meer uitleg (gebruik bullet points). Illustreer je boodschap met een toepasselijk plaatje.

Pas op. Beperk het aantal bullet points per dia tot maximaal 5 (3 is beter).

Tip. Volsta met 3 dia’s per pagina. In deze modus voegt PowerPoint naast elke dia ook enkele lijntjes toe. Het publiek kan hierdoor bij elke dia snel en gemakkelijk aantekeningen maken

Zorg er voor dat elke pagina jouw contactinformatie bevat (bijvoorbeeld het adres van je website).

Waarom niet volstaan met je contactinformatie op één dia, bijvoorbeeld ergens aan het begin of eind van de hand-out? Het probleem is dat je niet precies weet wat mensen met de hand-out doen. Stel dat ze de hand-out uit elkaar halen, dan is het niet meer duidelijk van wie de informatie afkomstig is.

Voeg een pagina toe met bronvermeldingen. Mensen die geïnteresseerd zijn kunnen op deze manier meer informatie vinden.

Stel alle informatie ook elektronisch beschikbaar. Je kunt de presentatie combineren met ander materiaal, zoals brochures en eventuele extra informatie tot één pdf-document. Voorzie elke pagina van een standaard kop- en voettekst.

Een voordeel hiervan is dat je bepaalde punten, waarin de prospect extra geïnteresseerd was, kunt benadrukken.

Conclusie
Hand-outs zijn belangrijk voor het overbrengen van je boodschap! Goede hand-outs zijn letterlijk een handreiking aan je publiek.