Verkopers denken liever niet aan klanten die slecht betalen. Toch is het verstandig er eventjes bij stil te staan. Klanten die te laat betalen zijn (uiteraard) slecht voor de cash flow. Maar het gaat ook ten koste van de winst. Geld is pas verdient als klanten ook werkelijk betalen. Dus hoe zorg je dat klanten hun verplichtingen nakomen?

Duidelijke betalingstermijnen

De meeste gehanteerde betalingstermijn in Nederland is 30 dagen. Maar je kunt natuurlijk ook de betaaltermijn op 21 of zelfs 14 dagen te zetten. Wist je dat 53% van de klanten niet binnen de gebruikelijke termijn van 30 dagen betaalt? Als jullie er soepel mee omspringen, doet de klant het ook.

Tip. Laat de klant in offertes of opdrachtbevestigingen tekenen voor de betaaltermijn. Dat kan met een aparte regel op het akkoordblad.

Tip. De wet en de algemene voorwaarden bepalen de spelregels voor zakendoen met klanten. Overhandig bij elke overeenkomst een exemplaar van je algemene voorwaarden. Laat de klant er voor tekenen. Dat laatste werkt weer door het in het akkoordblad van de offerte of overeenkomst op te nemen.

Pas op. Sommige bedrijven hanteren inkoopvoorwaarden. Ze maken dan op het akkoordblad een aantekening met pen en tekenen onder het beding dat hun inkoopvoorwaarden geldig zijn. Controleer deze voorwaarden en kijk welke betalingstermijn het bedrijf hanteert. Ben je het er niet mee eens, of twijfel je? Ga dan niet (zonder meer) akkoord!

Begin tijdig met manen

Een rekening is niet op tijd betaald. Dat kan verschillende oorzaken hebben. Sommige klanten laten bewust facturen liggen. Ze wachten rustig op de eerste aanmaning. Als jij die niet stuurt, dan gebeurt er dus helemaal niets.

Anderen zitten krap bij kas. Wie betalen ze het eerst? Het is vaak degene die het hardste schreeuwt! Een telefoontje kan natuurlijk ook. Als je dan (afwijkende) afspraken maakt, zet die afspraken op papier. Het voorkomt misverstanden en kan later als bewijs dienen. Hanteer een strikt aanmaningsbeleid. Een gebruikelijke gang van zaken is:

• Vriendelijke herinnering (direct na het vervallen van de betaaltermijn)
• Iets minder vriendelijke aanmaning (14 dagen later)
• (Eventueel) tweede strenge aanmaning (7 dagen later)
• Aankondiging dat je een incassobureau of deurwaarder inschakelt (7 dagen later).

Tip. Je kunt de aankondiging van incassomaatregelen ook door het incassobureau laten verzenden. Alleen de naam van het bureau doet soms al wonderen!

Tip. Leg alle acties nauwgezet vast. Noteer wanneer en wat je hebt ondernomen. Dat geldt des te meer voor telefoongesprekken.

Veel klanten gaan onder de dreiging van het incassobureau of deurwaarder alsnog overstag omdat ze bang zijn voor de hoge extra kosten. Dat kan inderdaad flink in de papieren lopen. Bedragen tussen de € 100 en € 200 zijn normaal.

Wat is het belangrijkste verschil tussen een deurwaarder en een incassobureau? Een deurwaarder beschikt over meer wettelijke mogelijkheden. Soms legt het woord deurwaarde meer gewicht in de schaal. Een incassobureau heeft net zoveel (of is het weinig?) rechten als jijzelf. Alleen de naam (en hun specialisme) doen vaak wonderen.

Duidelijke specificaties

Voorzie de factuur van duidelijke specificaties. Refereer op de factuur ook aan je betalingstermijn. Wijkt het uiteindelijk geleverde product of dienst af van wat met de klant is afgesproken? Bevestig dat dan met een email of brief.

Stel dat je bij de kantonrechter belandt, dan kan de klant zich er op beroepen dat jullie je niet aan de afspraken hebben gehouden en dat hij dus in zijn recht staat om betaling te weigeren. Jullie draaien dan voor alle kosten op! En het geld? Tja… dat heb je nog steeds niet ontvangen.

Toon bij klachten je goede wil en doe minimaal een poging om de klacht te verhelpen. Zelfs als in jullie ogen de klacht ongegrond is. Rechters zijn er gevoelig voor wanneer blijkt dat jullie er alles aan hebben gedaan om de zaak netjes op te lossen. In dit verband spreekt men van het redelijkheids- en billikheidsbeginsel.

Kredietinformatie opvragen

Voor grotere transacties loont het om vroegtijdig kredietinformatie op te vragen. Hiervoor heb je gespecialiseerde bureaus. Je ontvangt recente informatie over het betaalgedrag van de (potentiële) klant en zijn financiële positie. Aan de hand van deze informatie kun je een schatting maken van de risico’s.

Stel je eens voor: je hebt veel tijd in een deal gestoken en wellicht veel geld uitgegeven aan reis-, verblijf- en arbeidskosten. Als je dan vlak voor het tekenen van de overeenkomst tot de ontdekking komt dat de klant niet kredietwaardig is, is dat een flinke aderlating. Heeft het traject maanden gelopen? Doe dan nogmaals een kredietcontrole vlak voor het afsluiten van het contract.

Tip. Controleer ook regelmatig bij bestaande klanten. Er is altijd een kans aanwezig dat bedrijven die voorheen keurig netjes op tijd betaalden in moeilijkheden komen. Zorg dat ze jullie niet in hun val meeslepen.

Alleen klanten die betalen tellen

Klanten die niet betalen, zijn feitelijk geen klanten. Erger nog, ze kunnen je in grote moeilijkheden brengen. Ga achter zowel grote als kleine bedragen aan. Wanbetalers rekenen er vaak op dat men kleine vorderingen afschrijft. Zoals het spreekwoord zegt: ‘Vele kleintjes maken een grote.’ Geef vorderingen uiterlijk na 60 dagen uit handen aan een professioneel incassobureau. Wacht je langer? Dan nemen de kansen op succes zienderogen af.