Heb jij ook wel eens het gevoel dat je een hele dag druk bent geweest, maar dat er weinig écht werk uit je handen is gekomen?

Welkom in de moderne wereld met al zijn afleidingen en verstoringen. Het is bepaald niet gemakkelijk om je af te sluiten voor al die zaken om je heen die aandacht opeisen. De vraag is echter: zijn die dingen wel belangrijk? Wat moet je doen en wat niet?

Soms zijn de zaken die het hardst om aandacht schreeuwen eigenlijk helemaal niet de moeite waard om tijd aan te besteden. Denk aan de talloze e-mails die je ontvangt. Of alle appjes.

Het Eisenhower schema is een simpele en effectieve manier om je activiteiten te organiseren. Je deelt je activiteiten in volgens vier kwadranten op basis van of iets belangrijk is en/of urgent. Daardoor krijg je een prima overzicht van zaken die er echt toe doen en laat je onbelangrijke tijdrovers voortaan voor wat ze zijn.

Tip. De meeste smartphones hebben een ‘niet storen functie’, zet die aan als je een klus wil afmaken. Verreweg de meeste mailtjes en appjes zijn helemaal niet belangrijk. Of ze kunnen best even wachten op een antwoord.

Eisenhower Schema

Belangrijk / urgent

Dit zijn zaken die je eerst moet doen. Ruim daarvoor voldoende tijd per dag in. Soms zijn ze ook onvoorspelbaar. Zorg er dus voor dat je voldoende flexibiliteit in je schema inbouwt. Denk hierbij bijvoorbeeld aan: klachten van klanten en andere onverwachte gebeurtenissen.

Belangrijk / niet urgent

Deze activiteiten hebben een vervelende neiging: ze schreeuwen zelden of nooit om aandacht. Dus stellen wij ze vaak uit. Denk aan de verkoper die moeite heeft met het maken van afspraken. Hij krijgt een afspraak in de schoot geworpen en zegt daarvoor zijn coachingssessie af.

De kans is groot dat hij op termijn geen vorderingen maakt en telkens met hetzelfde probleem zit. De kans is nog groter dat hij van hot naar her rent om zijn quotum te halen en ‘gesprekken voert om het gesprek’. Het levert weinig op.

Tip. Ruim voldoende tijd in voor je persoonlijke ontwikkeling. Lees regelmatig artikelen en boeken over jouw vakgebied. Je steekt er vast iets van op, waardoor je op termijn meer verkoopt.

Niet belangrijk / urgent

De truc is om je hoofd niet op hol te laten brengen. Is het écht urgent? Moet je het nu doen? Moet je het écht doen of kun je het vergeten? Veel e-mails vallen in deze categorie. Evenals de ping die je ontvangt op een app, messenger of Tweet.

Kijk of je enkele vaste momenten op de dag kunt plannen om deze zaken snel af te wikkelen. Een prima idee is om je e-mailprogramma op gezette tijden te openen. Handel e-mails in één keer af en sluit vervolgens het programma af.

Ook vragen van collega’s vallen regelmatig in deze categorie. Een van mijn vroegere managers pakte me bijzonder effectief aan. Ik had de neiging wanneer ik niet zo snel de oplossing voor een bepaald probleem wist, naar hem toe te lopen en hem de vraag voor te leggen. Hij vroeg me steevast:

“Hoe zou je dit zelf oplossen? Als je er niet uitkomt, hoor ik graag van je!”

Aanvankelijk was het pijnlijk voor me. Mijn hoofd liep regelmatig rood aan van schaamte. Maar op termijn bracht het veel voordelen. Na verloop van tijd loste ik zelf mijn problemen op en hij had meer rust.

Niet belangrijk / niet urgent

Met deze zaken hoef je jezelf niet bezig te houden: gooi ze weg!

Kortom: organiseer je werk en breng ze in lijn met jouw doelstellingen. Dan hoef je minder vaak tegen jezelf of anderen te zeggen ‘ik heb geen tijd!’

Lees ook: 7 Praktische tips voor een beter gebruik van je tijd